Asistente de Apoyo Administrativo en Panadería

Acerca de la empresa de panadería Harvest Moon Harvest Moon Baking Company (HMBC) nació en 2006 en Denver, Colorado. Lo que comenzó como una panadería local se ha mantenido fiel a las tradiciones de repostería de la vieja escuela desde entonces. Utilizamos ingredientes puros y simples sin conservantes artificiales, centrándonos en la calidad, la consistencia y la artesanía en todo lo que hacemos. Mientras celebramos 20 años horneando, estamos orgullosos de lo lejos que hemos llegado y agradecidos con los socios que han crecido con nosotros a lo largo del camino. Hoy en día, nuestras selecciones artesanales hechas a mano se entregan y sirven en restaurantes de todo Estados Unidos. Lo decimos y lo decimos en serio: gracias por dejarnos encargarnos de tus bollos. Resumen El asistente de soporte de oficina es clave para la columna vertebral operativa de la organización, maneja las tareas administrativas diarias y apoya de manera positiva y eficiente a los miembros del equipo y las necesidades de los departamentos de ventas y producción. Las responsabilidades principales incluyen, entre otras, brindar un ambiente profesional y acogedor, contestar teléfonos, dirigir consultas, redactar y administrar correspondencia, mantener registros, ingreso de datos y contabilidad ligera, rastrear el inventario de suministros de oficina, organizar el mantenimiento de equipos de oficina, ayudar/apoyar al equipo de ventas (y a los equipos de producción) y ayudar con proyectos especiales y ferias comerciales. Este puesto combina experiencia en fabricación con una sólida capacidad analítica y una mentalidad sistémica. Responsabilidades clave • Realiza una variedad de tareas administrativas y de contabilidad que incluyen mecanografía, archivo, facturación, seguimiento de facturación/pagos, pedidos y cumplimentación de formularios sencillos. • Actúa como recepcionista de la oficina y saluda alegremente a los solicitantes, invitados y personal. • Responde a la línea telefónica principal y dirige las llamadas a las personas adecuadas. • Prepara cartas, memorandos, formularios e informes según instrucciones escritas o verbales. • Trabaja de manera competente en Flexibake para realizar tareas regulares/diarias, incluida la creación y envío de facturas a proveedores y contabilidad, carga de documentos de recepción, creación de hojas de paletas a partir de nuevos pedidos para gerentes y equipo de almacén, etc. • Supervisa la bandeja de entrada de facturas de HMBC para aprobar y codificar facturas, con envío diario al equipo de Contabilidad. • Revisa el informe de antigüedad de HMBC y cobra mensualmente el pago de las facturas vencidas. • Crea mensualmente un informe de fin de período para Ventas y Contabilidad. • Prepare cajas de muestra y distribuya muestras a los representantes de ventas según las indicaciones del equipo de Ventas. • Ayuda al equipo de ventas con la entrada de pedidos (por ejemplo, cuando el equipo de ventas está de viaje). • Ayuda con la coordinación, instalación y soporte en el sitio de ferias comerciales. • Ayudar a vendedores, proveedores y Contabilidad con cualquier pregunta sobre facturación/pago. • Ordenar y mantener suministros de oficina. • Mantiene las compras de los empleados (por ejemplo, productos de pan, camisetas, botellas de agua), incluido el manejo de efectivo. • Mantiene sistemas de archivo ya sea manual o electrónicamente. Habilidades/habilidades requeridas • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.• Pensamiento de sentido común con una mentalidad centrada en soluciones. • Excelentes habilidades interpersonales y orientación al servicio al cliente. • Excelentes habilidades organizativas y multitarea con mucha atención al detalle. • Excelentes habilidades de gestión del tiempo con capacidad comprobada para cumplir con los plazos. • Capacidad para trabajar de manera eficiente, eficaz, colaborativa, profesional, positiva y respetuosa en un entorno estresante y acelerado. • Competente en todos los programas de MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Educación y experiencia • Diploma de escuela secundaria o equivalente. • Experiencia mínima de 2 años en un entorno de oficina profesional. • Bilingue (inglés/español) un plus. Condiciones de trabajo • Períodos prolongados sentado en un escritorio y trabajando en una computadora, así como períodos prolongados de pie para cargar/empacar cajas de muestra de productos. • Debe poder levantar (hasta) 20 libras. • El puesto requiere exposición a equipos calientes, fríos y peligrosos. Frecuencia de requisitos físicos Curva: ocasionalmente Escalar/gatear: rara vez Sentarse: regularmente rodilla